Ecco 5 strumenti che possono aiutarvi a gestire la vostra giornata lavorativa

A tutti sfugge sempre qualcosa. A volte qualcosa di importante, e questo è particolarmente frustrante. Probabilmente tutti potrebbero fare di più se riuscissero a gestire un po’ meglio se stessi e il proprio tempo, a organizzare meglio il proprio lavoro e la propria vita.

Se di tanto in tanto vi vengono questi pensieri, potete procurarvi degli strumenti di gestione del tempo. Questi strumenti vi aiutano a gestire meglio il vostro tempo.

La vostra produttività dipende in gran parte dall’efficacia con cui distribuite il vostro carico di lavoro. Questo è particolarmente vero quando si devono bilanciare più progetti e priorità sul lavoro contemporaneamente.

Quando si è sopraffatti da un carico di lavoro sbilanciato, le scadenze non vengono rispettate, la produttività generale ne risente e ci si sente esausti.

Per mantenere la massima produttività, è necessario disporre di una strategia per assegnare le risorse ai progetti e alle attività giuste al momento giusto.

Ecco quindi 5 strumenti che possono aiutarvi a gestire la vostra giornata lavorativa.

Che cos’è Monday.com

Monday.com è uno strumento di gestione dei progetti pensato sia per i team che per i singoli utenti. Uno strumento per la gestione, il monitoraggio e lo scambio di dati con dipendenti, partner e clienti, che consente di gestire progetti e singoli compiti operativi o personali, coordinando le attività all’interno del team e con i partner.

Per iniziare a lavorare con il servizio è necessario passare attraverso la fase di registrazione. Per farlo è necessario effettuare alcuni passaggi: specificare il proprio indirizzo e-mail, il nome della propria organizzazione e selezionare il nome del dominio. Si noti che se si sta registrando un ufficio per il lavoro di gruppo, è meglio utilizzare il proprio indirizzo di lavoro.

Una volta superate tutte le fasi della registrazione, il vostro ufficio si aprirà davanti a voi e avrete immediatamente una scelta.

Il servizio offre 71 modelli di schede di lavoro per diversi compiti, da un grande progetto al lavoro del reparto vendite. Va detto che i modelli sono ben studiati in termini di logica di mantenimento di determinati compiti, e anche la funzionalità dei compiti è già configurata in base alle loro specificità.

Potete anche scegliere di creare una lavagna di lavoro senza modelli predefiniti. In questo caso, l’aspetto della lavagna sarà modellato in base ai vostri compiti e alle vostre esigenze.

Che cos’è ClickUp

ClickUp è un servizio che include tutte le funzioni necessarie per la gestione delle attività. Il servizio è intuitivo per l’utente, il design leggero e le esercitazioni che appaiono al primo utilizzo di ClickUp vi aiuteranno a comprendere le funzioni di base nel giro di un’ora. ClickUp combina decine di funzioni diverse: compilazione di elenchi di obiettivi e attività, chat, creazione di documenti, notifiche, pianificazione e molto altro.

Gli obiettivi e i compiti di ClickUp sono organizzati in una gerarchia:

• Lo “Spazio di lavoro” è la base della gerarchia e rappresenta le attività dell’organizzazione nel suo complesso.
• Lo “Spazio di lavoro” è suddiviso in “Spazi” con una propria struttura. Ogni “Spazio” ha le proprie impostazioni e gli utenti possono, ad esempio, combinare i dipendenti dello stesso reparto.
• “Fogli” è una cartella composta da singoli “Compiti”, “Liste di controllo”, “Sottocompiti” memorizzati in “Spazi”.

Il servizio offre diverse opzioni per la visualizzazione delle attività e di altri elementi di gestione del progetto: dashboard, foglio attività, pannello kanban, calendario e diagramma di Gantt.

I compiti in ClickUp possono essere completamente personalizzati in base alle esigenze dell’utente: cambiare colore, aggiungere link, documenti, immagini e video, grafici, assegnare ruoli ai dipendenti, chattare, impostare scadenze, ecc.

Che cos’è Toggl

Toggl è un servizio web per il monitoraggio del tempo personale e di squadra. Il servizio è adatto per monitorare in modo accurato e trasparente il lavoro di un cliente, per gestire il tempo dei dipendenti o per aumentare la produttività personale. Vi aiuterà a generare rapporti sull’utilizzo del tempo o a esportare i programmi.

Le caratteristiche principali di Toggl:

• Impostazione di progetti, clienti, attività e tag.
• Tracciamento del tempo.
• Segnalazione.
• Cruscotto.
• Colori del progetto.
• Livelli di diritti di accesso.
• Gruppi di utenti.
• Disattivazione degli utenti.
• Estensione per Chrome.
• Importazione da altri servizi.
• Modalità offline.
• Archiviazione dei progetti.
• Cambiamenti di massa.
• Tariffe retribuite.
• Esportazione dei rapporti in Excel (XLS).
• Arrotondamento dei decimali nei rapporti.

Che cos’è Calendly

Calendly è un servizio pronto a sostituire il telefono e la posta elettronica per programmare più velocemente le varie riunioni.

Permette di impostare i promemoria nelle e-mail, il loro design, il marchio del servizio, la creazione di eventi di gruppo e link di invito, la generazione di report e l’integrazione con altre app.

Le principali caratteristiche di Calendly:

• Accesso API.
• Cruscotto del team e programmazione degli eventi.
• Notifica automatica per posta.
• Eventi di gruppo.
• Promemoria automatici.
• Modelli personalizzabili.
• Link invito personalizzato.
• Marchio personalizzabile.
• Tipi di eventi.
• Eventi segreti.
• Tracciamento dell’attività.
• Strumenti di collaborazione.
• Rapporti e statistiche.
• Base di conoscenza.

Che cos’è ActiveCollab

ActiveCollab è uno strumento online per la gestione dei progetti e la creazione di una piattaforma di collaborazione. Memorizza tutti i dati dei progetti in un unico luogo, gestendo i progetti e i processi aziendali in modo centralizzato. Può essere installato su un server o utilizzato nel cloud, per misurare l’avanzamento dei progetti e gestire il tempo. ActiveCollab consente di valutare le prestazioni dei dipendenti, analizzarne i profili, ecc.

ActiveCollab offre una serie completa di strumenti per la gestione di processi aziendali, progetti e attività. Le attività vengono valutate in base alla produttività del lavoro. ActiveCollab sa come tenere traccia dei tempi e dei costi dei progetti, in modo da poterne stimare il costo esatto.

Le caratteristiche principali di ActiveCollab:

• Centro di collaborazione al progetto.
• Schermata iniziale personalizzabile.
• Integrazione del sistema di controllo delle versioni.
• Stima e monitoraggio di tempi e costi.
• Integrazione delle e-mail.
• Collaborazione di squadra.
• Gestione del progetto.
• Gestione dei compiti.
• Gestione dei conti.
• Calendario.
• Gestore di file.
• Modifica di documenti insieme.
• Anteprima dei profili.
• 30 giorni di prova.
• Piani scalabili.
• Aggiunta di più utenti.
• Canoni mensili e annuali.
• Applicazioni mobili.
• Supporto online.

Il giusto strumento di gestione del carico di lavoro semplificherà le attività che richiedono tempo e vi aiuterà a pianificare il vostro carico di lavoro in modo efficiente, affinché i vostri progetti procedano correttamente.

Investire in un software di gestione del carico di lavoro non solo migliorerà la gestione del flusso di lavoro, ma si tradurrà in un maggiore successo dei vostri progetti. Vale più che il suo peso in oro.